Mijn nieuwe to-do systeem

Ik heb een haat-liefde verhouding met papier.
Van drukwerk kan ik nog steeds erg blij worden, mits goed uitgevoerd. Bijvoorbeeld de kerstkaart die ik ook voor het Grafisch Museum maakte. Verzorgd, uniek, met gevoel en tastbaar.
Heerlijk.

Maar rondslingerende folders, ongevraagde post in de brievenbus, snelle aantekeningen en andere papieren troep. Bah.

Ik kocht er ooit een hele goede scanner voor die met een razend tempo alles wat los en vast zat voor me in Evernote dumpte. Opgeruimd, doorzoekbaar en allemaal netjes op 1 plek. Erg fijn allemaal. En inmiddels staat die ouwe trouwen Fujitsu Scansnaptodo onder in een kast nauwelijks meer wat te doen, want er steeds minder papieren post binnen. 🎉
Fijn voor mij en de bomen.

Dus, in Evernote zit al mijn informatie. Het is de ouderwetse lompe stalen zware en lelijke archiefkast van vroeger eigenlijk. Prima plek om alles te onthouden. En dat al jaren en jaren.

Naast Evernote, draait er een to-do-list app op de achtergrond van mijn computer. Todoist.
Daarin verzamel wat ik nog moet doen. Af en toe met een deadline. Vaak per project. . Voor zowel privé dingen, werk en mijn freelance gebeuren.
Maar hoe dat allemaal werkt blijft even een geheim. Want de titel is nou eenmaal ‘Mijn nieuwe todolist systeem’.

En die bestaat uit, roffel roffel, Post-Its.
Low tech, goed zichtbaar en tastbaar.

to do post it

Tip: Koop het origineel. Die blijven tenminste plakken.

Niet als vervanging voor de grote lijst die in Todoist, want dan heb ik een muur van 18 meter nodig. Maar ik gebruik het voor kortlopende projecten waar ik momenteel aan werk.

Per dag kies ik 1 hoofdtaak uit die ik die dag ga regelen.
Dat is ook de taak waar ik mee begin. En als die af is dan is de hele dag geslaagd. Alles wat er extra bij afgevinkt kan worden, is een mooie bonus.

Die taak bestaat vaak uit kleinere stukjes werk die verzet moeten worden. En die in een bepaalde vorderde gedaan moeten worden.

Of, het bestaat uit allemaal losse eindjes waarvan er altijd wel 1 het belangrijkste is. Die is het snelset nodig, heeft de grootste impact of een andere reden dat die het belangrijkst is.

In beide gevallen werkt het heerlijk om een prioriteiten lijstje te hebben. Dan hoef je daar tijdens het werk zelf niet meer overname te denken Die energie kun je beter aan het project zelf besteden immers.
Deze schijf ik op losse Post-Its.  En die plak ik links van mijn toetsenbord.
Lekker in het zicht, zelfs een beetje in de weg. Wat het eerst aan de beurt is ligt het dichts bij.

to do list systeem met post its

Ben ik even afgeleid, dan is een korte blik. naar links genoeg om de focus weer op de taak te krijgen. Ik hoef er niet voor in de computer te duiken, Todoist te vinden en naar het juiste scherm te klikken.

Nee, altijd in het zicht. Ideaal.

En dan, het mooist van het systeem.
Als een taak af is, geen gekrast of een afvingen van dit deel.
Nee, veel mooier nog.

Ik maak een propje van de taak en leg het boven de rest.
En hoe groter die bult, hoe meer ik heb gedaan en hoe fijner dat voelt.

Nog een tip: Pel ze horizontaal van het blok. Dat krult de lijmstrip niet en blijven ze nóg beter plakken.

de juiste manier van post its pellen